Gizlilik Politikası ve KVKK Aydınlatma Metni

1. Amaç, kapsam ve iletişim

Bu Gizlilik Politikası ve KVKK Aydınlatma Metni, Postonay'ın internet sitesi, ajans çalışma alanı, marka portalı, destek ve ödeme süreçlerinde kişisel verileri nasıl işlediğini açıklar. Kapsam; ziyaretçiler, hesap sahipleri, davet edilen ekip ve marka kullanıcıları, iletişim kuran kişiler ve hizmet kullanımı nedeniyle verileri işlenen diğer gerçek kişilerdir.

Postonay markasıyla faaliyet gösteren Görkem Öztürk, platformun işletmecisi ve hesap, güvenlik, faturalama ve destek süreçlerindeki kişisel veri işleme faaliyetlerinin veri sorumlusudur.

İletişim adresi: Dokuz Eylül Mah. 342 Sk. No: 2, İç Kapı No: 408, Gaziemir / İzmir, Türkiye

E-posta: info@postonay.com · Telefon: +90 544 523 50 10

İnternet sitesi: postonay.com

Postonay'ın kendi hesap, güvenlik, faturalama ve destek süreçlerindeki veri işleme faaliyetleri ile ajans veya markanın yönetiminde bulunan içeriklerin işlenmesi farklı değerlendirilir. Ajans veya marka kendi amaçları için yüklediği kişisel veriler bakımından veri sorumlusu olabilir; Postonay bu veriler üzerinde hizmetin sağlanmasına yönelik talimatlar kapsamında veri işleyen olarak hareket edebilir. Sıfatlar somut veri işleme faaliyetine göre belirlenir. İlgili ajans veya marka tarafından yapılması gereken aydınlatma, bu metinle kendiliğinden yerine getirilmiş sayılmaz.

2. İşlenen kişisel veri kategorileri

Hangi verilerin işlendiği, kullandığınız özelliklere ve bize sağladığınız bilgilere bağlıdır. Platform aşağıdaki kategorilerde kişisel veri işleyebilir:

Hesap ve kimlik bilgileri: ad ve soyad, e-posta, kullanıcı rolü, ajans veya marka ilişkisi, davet ve üyelik bilgileri, profil fotoğrafı ve şifrenin doğrulama amacıyla tutulan özet değeri.

Kuruluş ve iletişim bilgileri: ajans veya marka adı, açıklama, internet adresi, logo, iletişim formuna girilen bilgiler ve varsa telefon numarası.

İçerik ve iş birliği kayıtları: metinler, görsel ve videolar, ek dosyalar, içerik sürümleri, yayın takvimi, yorumlar, işaretlenen revize notları, kontrol ve onay işlemleri ile bunları gerçekleştiren kullanıcı bilgileri.

Ödeme ve faturalama bilgileri: alıcı adı veya unvanı, bireysel fatura için kimlik bilgisi, kurumsal fatura için vergi bilgileri, fatura adresi, iletişim bilgileri, seçilen paket, dönem, ödeme kimliği, tutar, ödeme durumu ve iade kayıtları.

İşlem güvenliği ve kullanım kayıtları: IP adresi, tarayıcı veya cihazın teknik bilgileri, oturum erişimleri, giriş ve işlem zamanları, hata kayıtları, sözleşme sürümü ve bilgilendirme ya da kabul işleminin kaydı.

Destek bilgileri: destek talebi, mesajlar, talepte paylaştığınız ekran görüntüleri ve dosyalar, ilgili kullanıcı ve çalışma alanı bilgileri.

Sosyal medya bağlantı bilgileri: bağlanan hesabın kimliği ve adı, kullanıcı adı, hesap türü, profil görseli bağlantısı, ilgili Facebook Sayfası bilgileri, verilen izinler, erişim veya yenileme tokenları, geçerlilik bilgisi ve yayın sonuçları.

Yapay zekâ işlem bilgileri: düzeltme için gönderilen metin, içerik üretimi yönlendirmesi, marka açıklaması ve bağlamı, anahtar kelimeler, üslup örnekleri, önerilen çıktılar ve hizmetin kullanımıyla ilgili teknik kayıtlar.

Postonay'da yer alan her dosya veya kuruluş bilgisi kişisel veri niteliğinde olmayabilir; bir gerçek kişiyi belirleyen veya belirlenebilir kılan kısımlar bu metin kapsamında değerlendirilir. Hizmet, özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesini gerektiren bir özellik olarak sunulmaz. Gereksiz sağlık, biyometrik, ceza mahkûmiyeti veya benzeri hassas bilgileri içerik, destek veya yapay zekâ alanlarına eklemeyin.

3. Toplama yöntemleri ve veri kaynakları

Kişisel veriler; kayıt, giriş, profil, davet, faturalama, içerik ve destek ekranlarında verdiğiniz bilgilerden; ajans veya marka yetkililerinin sizi davet etmesi ve çalışma alanına bilgi girmesinden; iletişim formu ve e-posta başvurularından elde edilir. Platform kullanımı sırasında gerekli oturum, güvenlik, onay ve hata kayıtları elektronik ortamda oluşur.

Bir sosyal hesabı bağladığınızda ilgili hesap ve yetkilendirme bilgileri Meta'nın bağlantı sürecinden; bir ödeme yaptığınızda işlem sonucu ve gerekli ödeme referansları iyzico'dan alınır. Yapay zekâ işlem sonuçları, kullanılan sağlayıcının hizmeti üzerinden elde edilir. Hesabınız olmadan bir içerikte, davette veya destek kaydında yer alan kişisel verileriniz de işlenebilir.

4. İşleme amaçları ve hukuki sebepler

Veriler yalnız ilgili amaç için gerekli ve ölçülü kapsamda işlenir. Aşağıdaki amaç ve hukuki sebep eşleştirmeleri, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 5. maddesi çerçevesinde değerlendirilir:

(a) Hesabın ve aboneliğin oluşturulması, girişin sağlanması, satın alınan hizmetin sunulması, içerik saklama, onay, planlama ve talep edilen entegrasyon işlemleri: sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili ve gerekli işlemler için m.5/2-c.

Faturalama, muhasebe, zorunlu kayıt ve yetkili makam talepleri: hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi için m.5/2-ç; doğrudan kanunda öngörülen kayıtlar bakımından m.5/2-a.

(c) Yetkisiz erişimin, kötüye kullanımın ve hataların tespiti; rol ve erişim kontrolü; hizmetin güvenli işletilmesi: temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla ölçülü meşru menfaat için m.5/2-f; kişisel verilerin korunmasına ilişkin hukuki yükümlülükler için m.5/2-ç.

Destek ve iletişim taleplerinin yanıtlanması: sözleşmeye ilişkin taleplerde m.5/2-c; diğer başvuruların takibi ve yanıtlanmasında temel hak ve özgürlükler gözetilerek m.5/2-f veya ilgili kanuni yükümlülük için m.5/2-ç.

Sözleşme, işlem, onay, tahsilat ve uyuşmazlık kayıtlarının gerekli kapsamda korunması: bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için m.5/2-e; zorunlu kayıtlar bakımından ilgili kanuni yükümlülük.

İsteğe bağlı işlemlerde başka bir geçerli işleme şartı bulunmadığında: işlemden önce alınan, belirli konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayalı ve özgür iradeyle açıklanan açık rıza için m.5/1.

Ajans veya marka adına hareket eden çalışan ya da temsilcinin verileri, sırf kuruluşun sözleşmesine taraf olduğu varsayılarak işlenmez; gerekli temsil, yetkilendirme ve iletişim faaliyetlerinin hukuki sebebi somut ilişkiye göre değerlendirilir. Bu metni okumak, hesap oluşturmak veya genel kullanım koşullarını kabul etmek, açık rıza gerektiren tüm işlemler için toplu rıza oluşturmaz.

5. Facebook ve Instagram bağlantıları

Sosyal medya özelliklerini kullanmanız ve hesabın yetkili kişi tarafından bağlanması halinde Meta'nın yetkilendirme süreci işletilir. Bu süreçte hesabın veya Sayfanın tanınması, ilgili markayla ilişkilendirilmesi, erişimin sürdürülmesi ve yayın isteğinin gerçekleştirilmesi için gereken bilgiler alınır. Meta yetkilendirmesi bir teknik erişim iznidir; tek başına tüm kişisel veri işlemleri için KVKK açık rızası olarak kabul edilmez.

Bağlantı bilgileri; yönetebildiğiniz hesapların listelenmesi, bağlantı ve izin kontrolü, içerik yayınının gerçekleştirilmesi, bağlantının yenilenmesi ve hata çözümü amaçlarıyla kullanılır. Yayında kullanılacak metin, medya dosyası veya medya erişim bağlantısı Meta'ya iletilebilir. Yayın sonucu, gönderi kimliği, zaman ve hata bilgileri platformda tutulabilir.

Mevcut yayınlama entegrasyonu kapsamında özel mesajların, takipçi listelerinin ve sosyal medya yorumlarının platforma alınmasına yönelik bir işlev sunulmaz. İzin kapsamı yetkilendirme ekranında görülebilir. Bağlantı için gereken teknik önkoşullar ile gelecekte sunulabilecek farklı bir veri işleme özelliği ayrı değerlendirilir; yeni kapsam kullanıma açılmadan önce gerekli bilgilendirme yapılmalıdır.

Postonay, Facebook veya Instagram şifrenizi istemez. Erişim ve yenileme tokenları veritabanında şifreli tutulur. Uygulamadan bağlantıyı kaldırmak, Meta tarafındaki izni iptal etmek ve Postonay'daki tüm kişisel verileri silmek farklı işlemlerdir; ayrıntılar Veri Silme Talimatları'nda açıklanır.

6. Ödemeler, kayıtlı kartlar ve yenileme

Kart bilgileri iyzico'nun ödeme altyapısına girilir. Postonay tam kart numarasını veya kart güvenlik kodunu kendi veritabanında saklamaz. Ödeme kimliği, ödeme durumu, tutar, kart markası ve son dört hane gibi sınırlı bilgiler hizmetin yönetimi ve ödeme kaydı için tutulabilir.

Kart saklama ve otomatik tahsilat yetkisi verilmişse, iyzico tarafından sağlanan kayıtlı kart referansları Postonay'da şifreli tutulabilir. Bu referanslar yetkilendirilmiş abonelik yenilemesi, onaylanan paket değişikliği veya ilgili ek hizmet tahsilatı için kullanılabilir. Referanslar tam kart numarasının kendisi değildir; ancak güvenli biçimde korunması gereken ödeme erişim bilgileridir.

Kart saklama tercihi ile sözleşme veya bu aydınlatma metninin kabulü aynı işlem değildir. Kayıtlı kartın kaldırılması ve abonelik iptali, gelecekteki tahsilat yönünden sonuç doğurur; tamamlanmış ödeme ve kanunen tutulması gereken fatura kayıtlarını kendiliğinden silmez. iyzico'nun kendi veri sorumluluğu kapsamındaki işlemlerinde ilgili ödeme kuruluşunun aydınlatma metinleri ayrıca geçerlidir.

7. Yapay zekâ hizmetleri

Platformda metin düzeltme ve içerik önerileri için OpenAI hizmeti kullanılmaktadır. Metin düzeltmede işleme gönderdiğiniz metin; içerik üretiminde ise ilgili marka adı, sektör, ton, açıklama, bağlam, anahtar kelimeler, internet adresi, yönlendirme ve geçmiş içeriklerden seçilen üslup örnekleri sağlayıcıya iletilebilir. Bu alanlarda kişisel veri varsa bu veriler de iletilen girdinin parçası olabilir.

İşleme ait kullanıcı veya ajans ilişkisi, kullanılan sağlayıcı ve model, durum, süre, metin uzunluğu ve kullanım miktarı gibi teknik kayıtlar hizmetin güvenliği, kullanım ve maliyet takibi için tutulabilir. Öneriler ve üretim geçmişi çalışma alanında saklanabilir. Sorun incelemesi sırasında tutulan veriler amaçla sınırlı olmalıdır; farklı bir ayrıntılı kayıt kapsamı kullanılması ayrıca değerlendirilir.

Yapay zekâ özelliğini kullanmadan önce işleme gönderilecek metni ve marka bağlamını kontrol edin. Gereksiz kişisel verileri çıkarın; başka kişilerin verilerini iletmek için gereken hukuki şartları sağlayın. Sağlayıcının kendi veri işleme şartları, saklama koşulları ve sunulan hizmet türü ayrıca geçerlidir. Bu metin, sağlayıcının verileri hiç saklamadığı veya her tür kullanımının engellendiği yönünde bir garanti içermez.

8. Erişim ve veri aktarılan alıcı grupları

Aktarım, ilgili işlem için gerekli veriyle sınırlı olarak ve geçerli hukuki şartlar altında değerlendirilir. Hizmet kapsamında aşağıdaki alıcılar söz konusu olabilir:

Aynı ajansın veya ilgili markanın yetkili kullanıcıları: içerik, onay, revize, iletişim ve rolüne uygun çalışma alanı işlemleri için.

iyzico ve ilgili ödeme kuruluşları: ödeme, kayıtlı kart, yenileme, iade, sahte işlem kontrolü ve ödeme uyuşmazlıkları için.

Meta'nın ilgili hizmet sağlayan kuruluşları: kullanıcı tarafından bağlanan Facebook/Instagram hesapları ve yetkilendirilmiş yayın işlemleri için.

OpenAI: kullanıcı tarafından başlatılan metin düzeltme ve içerik üretim işlemleri için.

Google: info@postonay.com adresindeki e-posta iletişiminin alınması, saklanması ve yanıtlanması için; yazışma içeriği, gönderen/alıcı bilgileri ve varsa ekler kapsamında.

Barındırma, dosya depolama, altyapı ve e-posta hizmet sağlayıcıları: platformun işletilmesi, dosyaların sunulması, işlem ve davet bildirimleri için.

Muhasebe, hukuk veya benzeri uzman hizmet sağlayıcıları: gerekli faturalama, kanuni yükümlülük ve hakların korunması işlemleri için.

Yetkili kamu kurumları ve yargı mercileri: hukuken geçerli ve kapsamı doğrulanmış talepler veya zorunlu bildirimler için.

Bir ajans veya markanın yetkilendirdiği diğer kullanıcılara içerik iletmesi, sosyal medyada yayımlaması ya da dışarıya dosya bağlantısı paylaşması, o işlemin kapsamında ayrıca değerlendirilir. Sosyal medyada yayımlanan bir İçerik, ilgili hesabın yayın ve görünürlük ayarlarına göre üçüncü kişiler tarafından görülebilir.

9. Yurt dışıyla bağlantılı işlemler

Meta ve OpenAI entegrasyonlarının kullanılması, işlem girdilerinin ve ilgili bağlantı bilgilerinin Türkiye dışındaki hizmet altyapılarına iletilmesini içerebilir. Bu nedenle bu özellikler, yalnız Türkiye içinde veri işlenen işlemler olarak değerlendirilmemelidir. Aktarımın veri kategorileri ve amacı ilgili entegrasyon ve yapay zekâ bölümlerinde açıklanmıştır.

Google üzerinden yürütülen e-posta iletişimi de yurt dışıyla bağlantılı veri işleme içerebilir. E-postadaki kimlik ve iletişim bilgileri, mesaj içeriği ve ekler bu kapsamda değerlendirilir. Veri işleme konumu, kullanılan hizmetin yapılandırmasına ve sağlayıcının altyapısına bağlıdır; tüm verilerin yalnız Türkiye'de tutulduğu yönünde bir taahhüt verilmez. Sağlayıcının genel gizlilik veya aktarım şartları, Postonay'ın KVKK kapsamındaki yükümlülüklerini kendiliğinden yerine getirmiş sayılmaz.

Yurt dışı aktarımında KVKK'nın 9. maddesindeki şartlar ayrıca uygulanır. Uygun bir işleme şartının yanında, ilgili aktarım için yeterlilik kararı veya uygun güvence koşullarının sağlanması gerekir; arızi aktarımlara ilişkin istisnalar düzenli hizmet aktarımının genel dayanağı olarak kullanılamaz. Bir hizmeti kullanmayı seçmek veya bu metni kabul etmek, gerekli aktarım mekanizmasının yerine geçmez. Aktarılan veriler ve bu işlemlere ilişkin kanuni haklarınız hakkında bilgi almak için info@postonay.com adresine başvurabilirsiniz.

10. Saklama ve silme

Hesap ve çalışma alanı verileri, ilgili hizmetin sunulması için gerekli süreyle ve varsa ayrı kanuni saklama nedenleriyle sınırlı olarak tutulur. Fatura, ödeme, sözleşme ve uyuşmazlık kayıtları, kayıt türüne uygulanan zorunlu süre veya hakkın korunması için gereken süre bakımından değerlendirilir. Tek bir saklama süresi bütün veri kategorilerine uygulanmaz.

Hesap veya sosyal bağlantı kaldırma işlemi destek yazışmaları, sözleşme kabul kayıtları, ortak içerik geçmişi, faturalar ve yedekler üzerinde aynı sonucu doğurmaz. İşleme şartlarının tamamı ortadan kalkan kişisel veriler, ilgili mevzuat uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Ayrıntılı kapsam, başvuru yöntemleri ve yedeklere ilişkin açıklamalar Veri Silme Talimatları içinde yer alır.

Silme talebinde, tutulması gereken kayıtlar için kategori, gerekçe ve süre veya süreyi belirleyen ölçütler açıklanır. Yalnız teknik kolaylık, süresiz saklama nedeni olarak kabul edilmez.

11. Güvenlik

Şifreler özetlenerek; sosyal medya ve kayıtlı kart erişim referansları şifrelenerek tutulur. Rol ve ajans/marka sınırlarına dayalı yetkilendirme, oturum yönetimi ve gerekli işlem kayıtları kullanılır. Kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve erişimini önlemek, verileri korumak için faaliyetin niteliğine uygun teknik ve idari tedbirler alınması gerekir.

Kullanıcı'nın da giriş bilgilerini koruması, davet ve erişimleri güncel tutması ve paylaştığı dosyaların kapsamını kontrol etmesi gerekir. Şüpheli erişim veya veri güvenliği bildirimleri için info@postonay.com adresini kullanabilirsiniz. İnternet üzerinden hiçbir sistem için mutlak güvenlik veya sıfır risk garantisi verilmez; bu durum Postonay'ın kanuni güvenlik yükümlülüklerini azaltmaz.

12. Tarayıcı depolaması ve iletişim tercihleri

Oturumun sürdürülmesi, kimlik doğrulama ve arayüz tercihlerinin hatırlanması gibi işlemlerde çerez veya benzeri tarayıcı depolama araçları kullanılabilir. Zorunlu işlevler için gereken işlemler ile isteğe bağlı analiz veya pazarlama işlemleri aynı hukuki kapsamda değerlendirilmez. İsteğe bağlı bir izleme faaliyeti kullanıma alınacaksa aracın amacı, alıcısı ve süresi işlem öncesinde ayrıca açıklanmalı; gerekli olduğu durumda tercihiniz alınmalıdır.

Davet, parola sıfırlama, güvenlik, ödeme ve destek yanıtı gibi hizmete ilişkin bildirimler, talep edilen işlem veya sözleşme kapsamında gönderilir. Bu aydınlatma metni ticari tanıtım iletisi izni oluşturmaz. Tanıtım iletileri için uygulanabilir izin ve ret kuralları ayrıca geçerlidir.

13. Haklarınız ve başvuru

KVKK'nın 11. maddesi kapsamında aşağıdaki haklarınızı kullanabilirsiniz:

(a) Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenmek ve işlenmişse bilgi istemek.

(b) İşleme amacını ve verilerin bu amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenmek.

(c) Yurt içinde veya yurt dışında veri aktarılan üçüncü kişileri öğrenmek.

(d) Eksik veya yanlış verilerin düzeltilmesini istemek.

(e) Kanundaki şartlarla verilerin silinmesini veya yok edilmesini istemek.

(f) Düzeltme ve silme/yok etme işlemlerinin veri aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini istemek.

(g) Yalnız otomatik sistemlerle yapılan analiz sonucunda aleyhinize ortaya çıkan sonuca itiraz etmek.

(h) Hukuka aykırı işleme nedeniyle uğradığınız zararın giderilmesini talep etmek.

Başvurunuzu yukarıdaki adrese yazılı olarak veya Postonay sisteminde kayıtlı e-posta adresinizden info@postonay.com adresine iletebilirsiniz. Mevzuatın tanıdığı diğer yöntemler saklıdır. Resmî başvuruda bulunması gereken bilgiler ve ölçülü kimlik doğrulama süreci Veri Silme Talimatları'nın başvuru bölümünde açıklanmıştır. Hesabınızın bulunmaması veya ajans yöneticisi olmamanız, kendi kişisel verileriniz için başvuru hakkınızı ortadan kaldırmaz.

Başvurular en kısa sürede, en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır. Kural olarak ücret alınmaz; mevzuatın izin verdiği ayrıca maliyet doğan durumlar saklıdır. Sonuç ve varsa gerekçeli ret yazılı veya elektronik ortamda bildirilir. Kurula şikâyet ve diğer kanuni başvuru haklarınız korunur.

14. Metnin niteliği ve güncellemeler

Bu metin bir aydınlatma ve gizlilik açıklamasıdır; açık rıza metni olarak yorumlanamaz. Farklı bir amaç, yeni bir alıcı veya veri işleme kapsamı ortaya çıkarsa gerekli bilgilendirme işlemden önce yapılmalıdır. Güncellemeler, önceki bir işlemin hukuki dayanağını geriye dönük oluşturmaz ve kanuni haklarınızı ortadan kaldırmaz. Güncel sürüm ve yürürlük tarihi sayfanın belge bilgilerinde gösterilir.